PDCA – Plan Do Check Act (plánovat, dělat, kontrolovat, jednat)

Představte si situaci, kdy spokojenost zákazníků s vaší firmou, vyjádřená na webu s hodnocením firem, klesla. Když se pak podíváte na poslední komentáře, zjistíte, že si zákazníci stěžují na pozdní doručení a poškozené zboží.

Rozhodnete se tedy po dobu jednoho měsíce spustit malý pilotní projekt, během kterého vyzkoušíte nového dodavatele, který bude rozvážet vaše zboží vzorkové skupině zákazníků. A potěší vás zjištění, že zpětná vazba bude pozitivní. Výsledkem tak bude, že se rozhodnete využívat služeb tohoto nového dodavatele pro všechny budoucí objednávky.

Tato jednoduchá smyčka se označuje jako PDCA cyklus. Jedná se o ověřený nástroj sloužící k neustálému zlepšování vašeho podnikání.

Průkopníkem PDCA přístupu byl dr. William Deming a při psaní tohoto článku jsme úzce spolupracovali s Demingovým institutem. V textu nastiňujeme klíčové principy PDCA a vysvětlujeme, kdy a jak je uvést do praxe.

VUCA World je další milník v problematice firemní konkurenceschopnosti.

Co je PDCA?

V 50. letech 20. století vyvinul manažerský konzultant dr. William Edwards Deming metodu, pomocí které lze odpovědět na otázku, proč některé produkty nebo procesy nefungují podle očekávání. Od této doby se jeho přístup stal velmi oblíbeným strategickým nástrojem, který používá mnoho různých druhů organizací. Umožňuje jim formulovat teorie o tom, co je třeba změnit, a následně je testovat v „nepřetržité smyčce zpětné vazby“.

Poznámka:

Sám Deming použil koncept Plan-Do-Study-Act (PDSA). Zjistil totiž, že zaměření pozornosti na Check (kontrolu) spočívá spíše v implementaci změny.

Místo toho se raději soustředil na studium výsledků jakýchkoli inovací a neustále bral v potaz původní plán. Zdůraznil, že hledání nových znalostí je vždy vedeno teorií – měli byste si být jisti správností vaší teorie, co nejvíce to jde![1]

Čtyři fáze PDCA cyklu

S PDCA cyklem můžete řešit problémy a implementovat řešení na základě velmi pečlivého, metodického způsobu. Pojďme se postupně podívat na každou z jeho čtyř fází:

1. Plan (plánovat)

Nejprve identifikujte a pochopte svůj problém nebo příležitost. Možná nejsou standardy hotového produktu dostatečně vysoké nebo aspekt vašeho marketingového procesu by měl dosahovat lepších výsledků.

Důkladně prozkoumejte všechny dostupné informace. Vytvářejte a prověřujte nápady a vyhotovte silný plán implementace.

Nezapomeňte uvést svá kritéria úspěchu a udělejte je co nejměřitelnější. Vrátíte se k nim později v „Check“ (zkontrolovat) fázi.

2. Do (udělat)

Jakmile najdete potenciální řešení, bezpečně ho otestuje na malém, pilotním projektu. Tento postup prokáže, zda vámi navrhované změny dosáhnou požadovaného výsledku – s minimálním narušením provozu zbytku vaší firmy. Například můžete zorganizovat zkoušku v rámci určitého úseku, limitované geografické oblasti nebo s konkrétní demografickou skupinou.

Během fungování pilotního projektu shromažďujte data, která vám ukážou, zda změna fungovala nebo ne. To využijete v další fázi.

3. Check (zkontrolovat)

Zde budete analyzovat výsledky svého pilotního projektu, a to podle kritérií, která jste si definovali v kroku 1. Výstupem je zhodnocení, zda byl váš nápad úspěšný.

Pokud nebyl úspěšný, vraťte se ke kroku 1. Pokud byl, přejděte na krok 4.

Můžete se rozhodnout aplikovat více změn a zopakovat fáze Do a Check. Pokud ale váš původní plán zcela určitě nefunguje, budete se muset vrátit ke kroku 1.

4. Act (jednat)

V rámci tohoto kroku implementujete své řešení. Pamatujte si však, že PDCA/PDSA je smyčka, nikoliv proces se začátkem a koncem. Váš vylepšený proces nebo produkt se stane novým výchozím bodem, ale vy stále budete hledat způsoby, jak ho ještě vylepšit.

Tyto čtyři fáze cyklu jsou znázorněny níže na obrázku 1:

(obrázek 1: Plan-Do-Check-Act cyklus)

PDCA model použit s laskavým svolením W. Edwards Deming Institutu®.

Kdy použít PDCA

PDCA/PDSA rámec funguje dobře ve všech typech organizací. Lze jej použít ke zlepšení jakéhokoli procesu nebo produktu tak, že ho rozdělíte na menší kroky nebo vývojové fáze a prověříte způsoby, jak každý z nich vylepšit.

Je to užitečné zejména pro implementaci iniciativ Total Quality Management nebo Six Sigma a pro zlepšení obchodních procesů obecně.

Průchod PDCA/PDSA cyklem však může být mnohem pomalejší než přímočará „dychtivá“ implementace – tohle však nemusí být vhodný přístup k řešení naléhavého problému.

Proces také vyžaduje výrazné zapojení členů týmu a nabízí méně příležitostí pro radikální inovace – což může být přesně to, co vaše organizace ve skutečnosti potřebuje.

Jak používat PDCA ke zlepšení osobního výkonu

I když je PDCA/PDSA efektivní obchodní nástroj, můžete jej také použít ke zlepšení svého vlastního výkonu:

Zaprvé „Plan“ fáze: Identifikujte, co vás brzdí a jak se chcete vyvíjet. Podívejte se na základní příčiny všech možných problémů a stanovte si cíle, jak tyto překážky překonat.

Poté „Do“ fáze: Když se rozhodnete, jakým směrem budete postupovat, bezpečně otestujte různé způsoby, jak dostáhnout požadovaných výsledků.

Následně „Check“ fáze: Pravidelně vyhodnocujte své pokroky, upravujte podle nich své chování a zvažujte důsledky svých činů.

Na závěr „Act“ fáze: Realizujte to, co funguje, neustále zdokonalujte to, co nefunguje a pokračujte v cyklu neustálého zlepšování.

Klíčové body

PDCA/PDSA cyklus je nepřetržitá smyčka plánování, provádění, kontrolování (nebo studování) a jednání. Poskytuje jednoduchý a efektivní přístup k řešení problémů a řízení změn. Model je užitečný k testování zlepšujících úprav v malém měřítku, tedy než dojde k aktualizaci procesů a pracovních postupů.

Tento přístup začíná fází „Plan“, ve které je třeba problémy jasně identifikovat a pochopit. Zároveň je třeba definovat teorii, která má vést ke zlepšení. Potenciální řešení se testují v malém měřítku ve fázi „Do“ a výsledek se poté studuje a ověřuje v další fázi (Check).

Absolvujte fáze „Do“ a „Check“ tolikrát, kolikrát to bude potřeba, než získáte vypilované řešení, které implementujete ve fázi „Act“ celého cyklu.

Ing. Vítězslav Kotík, MBA